A importância da comunicação para as organizações

Para as organizações são importantes os contatos e as relações entre pessoas e equipas semi-independentes, o que conta é a interação entre as partes e não isoladamente. Comunicar é compartilhar. Dentro de um processo de comunicação, além do emissor e do recetor da mensagem destacamos a importância do feedback ou retroalimentação. Trata-se de um processo verbal ou não verbal, por meio do qual uma pessoa informa a outra, sobre as suas conceções e sensações no que se refere à conduta e às opiniões do próximo.

Como tal o objetivo da comunicação nas organizações é:

* Obter um fluxo de mensagens ascendentes (feedback), descendentes (informação) e horizontais (coordenação);
* Transmitir a todo o conjunto da organização as mensagens importantes (objetivos, formação, mudanças);
* Tornar coesas as equipas de trabalho;
* Facilitar procedimentos, participação eficaz e decisões dinâmicas;
* Dispor de uma maior eficácia operacional.

A importância da comunicação para o profissional de secretariado é a Inovação e competitividade, pois os executivos precisam de participantes qualificados para agirem nas organizações, fortalecendo os trabalhos em equipa, de modo a que venham obter resultados positivos. 

Fonte: http://secretariado-executivo.blogspot.pt/2008/04/comunicao-do-profissional-de.html

 

O papel da comunicação na circulação das informações dentro das empresas

O processo da comunicação pode ser eficiente e eficaz. A eficiência está nos meios utilizados com o objetivo de transmitir uma mensagem com um significado. O destinatário fornece a resposta ao emissor, indicando que compreendeu perfeitamente a mensagem enviada.

A comunicação significa compartilhar e não apenas falar ou escrever. A mesma envolve uma ligação, um tráfego duplo onde passem significados que se tornam comuns entre duas ou mais pessoas.

A qualidade da comunicação interna é um fator essencial para o sucesso das empresas diante de uma concorrência cada vez mais ágil e agressiva. Quando a comunicação é efetuada de modo competente, equilibra as relações entre os funcionários e integra os mesmos no dia a dia de trabalho. A comunicação tem cada vez mais importância global, incentivando o público interno da empresa a gerar e a passar informações para os diversos setores nela existentes e consequentemente aos clientes e principalmente, os funcionários. Existem vários instrumentos para favorecer a circulação das informações, entre elas podemos identificar algumas ferramentas e modalidades que compõem a comunicação interna como publicações impressas (Jornais, revistas, boletins), eletrónicas e os vídeos institucionais.

No atendimento ao cliente para se ser competitivo já não basta apenas prestar um bom serviço, é preciso ter o melhor. Um fantástico atendimento ao cliente é a forma como se diferencia. O primeiro contato com o cliente e com a empresa é o chamado “momento da verdade”, pode acontecer através do site, mas na maioria dos casos envolvem o contato humano.

Algumas empresas já reconheceram a importância de fornecer uma comunicação eficiente e dinâmica aos seus funcionários. Não importa qual a forma sob a qual será passada a informação aos colaboradores, desde que a comunicação interna flua homogeneamente, o cliente será bem atendido e o resultado final será sempre satisfatório. Nesses moldes, a obtenção do lucro torna-se consequência de uma relação de respeito e cooperação mútua entre a organização e os seus públicos.

Fonte:, http://www.eumed.net/rev/turydes/05/gss.htm

 

Seis canais de comunicação interna rápidos, baratos e eficientes

A Comunicação interna é essencial para que os colaboradores se sintam integrados na organização.

Contudo, é necessário que a empresa adquira um meio de comunicação que se adeque à realidade.

Alguns dos canais de comunicação mais comuns são, os murais que devem ser atualizados e postos em locais de grande circulação, como a cafetaria, os jornais impressos que devem ter uma linguagem simples e de curta leitura com recurso a imagens, o Boletim Informativo que pode ser impresso, os E-mails oficiais que são um dos recursos mais usados, mas que para ser considerado como uma comunicação oficial é necessário que seja emitido pelo presidente da empresa, as Caixas de Sugestões para os funcionários apresentarem sugestões, comentários e até denuncias sobre determinados acontecimentos que comprometam a empresa ou os seus trabalhadores e por fim as Reuniões periódicas, que ocorrem com os gestores e equipas da empresa com o objetivo de fortalecer a comunicação.

Fonte: http://www.rh.com.br/Portal/Comunicacao/Dicas/5720/seis-canais-de-comunicacao-interna-rapidos-baratos-e-eficientes.html

Comunicação

A palavra comunicação deriva do latim “communicare”, que tem como significado “tornar comum”, “partilhar”, ou mesmo, “conferenciar”. A comunicação é algo que deve passar do individual ao coletivo.

A comunicação aplica-se à troca de informações sob a forma de uma mensagem ou de bens e serviços. A partilha de experiências, sensações e emoções também é um ato comunicativo.

A Informação e comunicação são conceitos diferentes. Pode haver comunicação sem troca de informação, mas trocar informação implica a comunicação.

No estudo da comunicação, teóricos apresentaram modelos onde propõem apresentar atos comunicativos que presumem a troca de mensagens informativas. O modelo clássico do processo de comunicação, deriva da teoria da informação, onde mostra um emissor a enviar uma mensagem e um recetor que perceciona a mensagem.

A comunicação é indispensável à socialização, à aculturação e à formação educativa do indivíduo.

Há várias formas de comunicação, fala-se de comunicação coletiva ou social, desenvolvida pelos profissionais da comunicação social (mass media), mas também podemos falar de comunicação não-verbal. Esta forma de comunicação não passa pela palavra. Podíamos abordar inúmeras modalidades da comunicação, mas estaríamos a referir um conjunto infinito nas quais partilhamos e trocamos informações, experiências, conhecimentos, ideias, valores, bens, serviços, sensações, emoções entre outros.

Fonte: comunicação. In Infopédia [Em linha]. Porto: Porto Editora, 2003-2012. [Consult. 2012-12-25]. Disponível na www: <URL: http://www.infopedia.pt/$comunicacao>.

Informação

O conceito de informação deriva do latim e significa um processo de comunicação ou algo relacionado. Na realidade existem inúmeras definições de informação. Podemos dizer que informação é um processo que valida o conhecimento, ou, informação é tudo o que reduz a incerteza. A informação é uma necessidade em qualquer sector de actividade humana e é indispensável.

Uma empresa, é um sistema suportado por uma rede, que tem canais de comunicação e o seu meio é irrigado por informação. Devido a acontecimentos externos as organizações encaram inúmeras situações, que constituem ameaças ou oportunidades para as empresas. Estes acontecimentos fazem com que para tomarem decisões seja preciso estar bem informado e conhecer o mundo que o rodeia.

A empresa ao entrar num mundo global está num estado de “Necessidade de informação”. A informação tornou-se tão importante que podemos dizer que estamos na sociedade do conhecimento onde o valor da informação ultrapassa a importância do capital, a informação e o conhecimento são a chave da produtividade e da competitividade. Podemos afirmar que todas as empresas deviam fazer uma reestruturação organizacional em torno da informação, sendo a gestão de tecnologias de informação uma nova e importante fonte de vantagem competitiva.

Fonte: Ascenção Braga “A gestão da informação” in: http://www.ipv.pt/millenium/19_arq1.htm

Nuvem de Conceitos

O que é ser um profissional de secretariado?

 

A função principal de um profissional de secretariado é ajudar os dirigentes e equipas de profissionais, na gestão e execução  de funções técnicas e de gestão.

Esta profissão caracteriza-se por planear, desenvolver, avaliar, controlar, supervisionar e coordenar as atividades.

 

Fonte: www.upf.br/seer/index.php/ser/article/download/1761/1170

 

Resumo do Vídeo: Profissão de Sucesso - Secretariado II

Título do vídeo: Profissão de Sucesso – Secretariado II

Nome do Autor: SBT

País de Origem: Brasil

Ano: 2009

Duração: 6:16

Grau de Entendimento: Razoável

Resumo: O vídeo fala da profissão de secretariado, como e quando se desenvolveu e também da postura e dos direitos de uma secretária.

Opinião sobre o vídeo: Acho que podia ser mais interativo

Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=17YRK5bUbpk

 

Resumo do Vídeo: Profissão de Sucesso - Secretariado Parte I

Título do vídeo: Profissão de sucesso- Secretariado

Nome do Autor: SBT

País de Origem: Brasil

Ano: 2009

Duração: 3.53

Gravado: Escola ETEC José Martimiano Silva

Grau de Entendimento: Razoável

Resumo: O Vídeo mostra as funções de um profissional de secretariado e as características que se devem ter para se exercer bem a profissão.

Contribuição do Vídeo para a disciplina: Mostra que os conteúdos que aprendemos são realmente necessários para a profissão.

Opinião sobre o vídeo: Acho que o vídeo é interessante e que está bem feito.

Comentários ou sugestões: Deveria mostrar mais interação da secretária com os seus chefes e o público.

Fonte: http://www.youtube.com/watch?v=KA9C_tUn47o&noredirect=1

Resumo do Texto: Levar o café ao chefe? Não!Tomar café com o chefe!

As empresas para poderem permanecer no mercado, tiveram de se tornar dinâmicas e também os seus funcionários passaram a ser mais responsáveis e independentes.

Os “Chefes” e as Secretárias tiveram de desenvolver novos padrões de relação, a exiguidade do tempo levou a que uma simples pausa para o café  se  tornasse-se  tornasse numa breve reunião de preparação do dia de trabalho e revisão da agenda.

Os dias em que uma secretaria levava o café ao chefe e ficava à espera de ordens do mesmo para exercer uma função acabaram. Hoje em dia temos as secretárias executivas que são o “ braço direito” do seu chefe e que são capazes do auxiliar, ter uma visão dos negócios e uma capacidade extraordinária de deslindar complicações.

As Secretárias tiveram de se reinventar, aprenderam a trabalhar com as novas tecnologias e a dominar línguas estrangeiras. Estas profissionais estão aptas para atuarem como parceiras da chefia. Nalgumas situações a remuneração das secretárias acompanhou o aumento de responsabilidades mas em outras não.

 

Fonte: Extraído do Nº 2, pp.8-9, secretaria Executiva, 2.º trimestre de 2002

Resumo do Texto: O que está a Mudar no Papel de Secretária Executiva

Hoje em dia uma secretária pode ter várias funções e designações como: secretária executiva, assistente administrativa, assistente executiva, profissional administrativa, administradora de escritório, coordenadora de negócios ou mesmo gestora de informação, esta profissão já não se limita a atender chamadas ou redigir cartas.

Atualmente, planear reuniões, interagir com clientes, vendedores, supervisionar o escritório e algum pessoal são, entre outras, as funções de um profissional desta área. A Secretária moderna tem um papel ativo, de pesquisa, apresentando ao chefe as soluções para os problemas.

 

Fonte: Excertos extraídos do artigo “As Novas Secretarias”, de Maria João Alexandre, Executivo Digest, Outubro de 2003

Resumo do Texto: Para além da "Simples Secretaria"

 

A profissão de secretária ultrapassa largamente o que é previsto na descrição do cargo.

O papel das secretárias tem evoluindo ao longo do tempo devido à evolução tecnológica e à redução de custos, a tendência é que uma secretária trabalhe para mais do que um chefe/diretor. A função da secretária Executiva é a de assistir em todas as tarefas, se ele delegar muitas vezes, o seu trabalho é uma autêntica assessoria e para isso são-lhe exigidos conhecimentos de Organização Empresarial, Marketing, Recursos Humanos e Informática.

 

Fonte: Excertos extraidos do artigo “As Novas Secretarias”, de Maria Joao alexandre, Executive Digest, Outubro de 2003

Resumo do Texto: "Secretariado: A Evoluçao Profissional"

 

A Profissão de Secretariado tem origem no Egipto, com os escribas, homens que tinham conhecimento em várias áreas.

Esta Profissão foi exercida pelo sexo masculino desde 1914 até 1918, mas na I Guerra Mundial as mulheres passaram a ocupar este cargo. A Secretária exercia apenas as funções de rececionista e datilógrafa, mais tarde essas funções foram substituídas por outras mais alargadas nas quais se prtendia a excelência, competência, conhecimentos e aperfeiçoamento dessa profissional.

Nos dias de hoje uma secretária tem um novo perfil, tem de procurar o aperfeiçoamento, a informação e a inovação também deve qualificar-se ao máximo mantendo-se atualizada, polivalente e dominar as técnicas da sua profissão, secretariado. Um profissional desta área não pára de evoluir, pois todos os dias tem de adquirir informação e novos conhecimentos.

Fonte: http://pt.scribd.com/doc/58457840/11/secretariado-a-evoluçao-profissional